Umowa najmu okazjonalnego bez notariusza – czy to w ogóle działa?

Kiedy można zawrzeć najem okazjonalny bez notariusza, a kiedy to ryzykowne?

Wielu właścicieli mieszkań słyszy sprzeczne opinie: jedni mówią, że notariusz jest absolutnie niezbędny, inni twierdzą, że wystarczy zwykła umowa pisemna. Rzeczywistość prawna jest mniej dramatyczna, ale bardziej wymagająca, niż sugerują obie strony sporu. Forma notarialna nie jest warunkiem ważności samej umowy najmu okazjonalnego, lecz warunkiem jej szczególnej skuteczności w postępowaniu eksmisyjnym. Różnica między „prawnie istniejącą umową" a „prawnie użyteczną umową" kosztuje już niejednego wynajmującego utratę kontroli nad lokalem.

• Kiedy można zawrzeć najem okazjonalny bez notariusza, a kiedy to ryzykowne?
• Co zrobić, gdy najemca odmawia aktu notarialnego?
• Najem okazjonalny bez notariusza najczęstsze błędy właścicieli

Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów, umowa najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Bez formy pisemnej nie ma w ogóle mowy o najmie okazjonalnym. Notariusz pojawia się dopiero przy akcie najemcy o poddaniu się egzekucji. Ten akt musi mieć formę aktu notarialnego, a jego brak oznacza, że umowa działa jak zwykły najem okazjonalny bez ochrony, którą daje wyrok eksmisyjny opatrzony klauzulą wykonalności bez nadawania mu charakteru tymczasowego. Innymi słowy: najemca zostaje, dopóki sąd nie rozpatrzy sprawy.

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego bez notariusza jest technicznie dopuszczalne, gdy strony traktują ją wyłącznie jako umowę cywilnoprawną. Taki dokument reguluje czynsz, czas trwania, obowiązki stron, lecz nie wywołuje skutków przewidzianych w rozdziale 2a ustawy. Właściciel nie może wtedy powołać się na tryb administracyjny egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. W razie sporu musi przejść pełną procedurę sądową, a eksmisja następuje na zasadach ogólnych z prawem do lokalu socjalnego.

Ryzyko staje się szczególnie dotkliwe w segmencie mieszkań premium i przy najmie długoterminowym. Wartość czynszu przekraczająca 4-6 tys. zł miesięcznie powoduje, że każdy miesiąc zwłoki eksmisyjnej kosztuje realnie 5-8% rocznej stopy zwrotu. Wielu właścicieli dowiaduje się o utraconym zabezpieczeniu dopiero w momencie, gdy najemca zalega z płatnościami. Koszt aktu notarialnego, wynoszący 150-250 zł netto, zaczyna wyglądać jak najtańsze ubezpieczenie inwestycji w historii nieruchomości.

Czas trwania umowy nie zwalnia z wymogu formy notarialnej. Nawet trzymiesięczna umowa najmu okazjonalnego, zawarta bez notariusza, pozbawia właściciela narzędzia szybkiej reakcji. Po upływie tego terminu najemca może żądać przedłużenia na czas nieoznaczony, powołując się na art. 674 §1 Kodeksu cywilnego. W przypadku posiadania aktu notarialnego ta możliwość nie istnieje, bo umowa wygasa definitywnie wraz z upływem oznaczonego terminu.

Najczęstszym mitem jest przekonanie, że notariusz „poświadcza umowę". Notariusz nie poświadcza samej umowy, lecz sporządza odrębny akt woli najemcy. To subtelna, lecz fundamentalna różnica. Próba zastąpienia aktu notarialnego zwykłym poświadczeniem podpisu skutkuje tym, że dokument istnieje, lecz nie wywołuje żadnych skutków procesowych. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że forma ścisła aktu notarialnego nie może być zastąpiona formą pisemną z poświadczeniem podpisu.

Istnieją sytuacje, w których rezygnacja z notariusza ma uzasadnienie procesowe. Właściciel, który nie posiada żadnego lokalu zastępczego do wskazania w umowie, nie zawarłby i tak ważnego najmu okazjonalnego, bo ustawowy wymóg wskazania lokalu zastępczego dotyczy treści samej umowy. W takim układzie notariusz nie rozwiązuje problemu braku substytutu mieszkania, a jedynie dodaje koszt do dokumentu, który i tak nie spełnia wymogów ustawowych. Świadoma rezygnacja z notariusza przy braku lokalu zastępczego jest zatem racjonalną decyzją, pod warunkiem przekształcenia umowy w zwykły najem.

Co zrobić, gdy najemca odmawia aktu notarialnego?

Odmowa najemcy stanowi sygnał ostrzegawczy, który doświadczeni wynajmujący rozpoznają natychmiast. Osoba planująca rzetelnie wywiązywać się z umowy nie ma żadnego interesu w odmowie poddania się egzekucji. Akt notarialny nie zagraża najemcy, który terminowo płaci czynsz, nie dewastuje mieszkania i nie zamierza przedłużać pobytu. Odmowa świadczy zatem o braku jednej z tych trzech cech, a najczęściej o kumulacji wszystkich trzech. To nie prawo, lecz ekonomia transakcji decyduje o takim zachowaniu.

Pierwszym krokiem jest przekształcenie relacji z potencjalnego najmu okazjonalnego w najem tradycyjny. Właściciel zachowuje kontrolę nad lokalem, rezygnując jedynie z trybu administracyjnego eksmisji. Wielu właścicieli świadomie godzi się na ten układ, podnosząc kaucję do trzykrotności czynszu, wprowadzając klauzulę waloryzacyjną i żądając poręczenia cywilnego. Ekonomicznie wypada to korzystniej niż wymuszanie aktu notarialnego, gdyż oszczędza czas i koszty notarialne po obu stronach.

Drugą ścieżką jest renegocjacja warunków tak, by akt notarialny stał się naturalnym elementem transakcji. Wielu najemców odmawia z powodu braku wiedzy o kosztach, obawy o bezpieczeństwo czy nieufności wobec kancelarii. Wyjaśnienie, że notariusz działa na podstawie ustawy o notariacie, a jego wynagrodzenie reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r., rozwiązuje 70% zastrzeżeń. Koszt 150-300 zł netto za cały akt, w tym podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 20 zł, stanowi ułamek kaucji i czynszu za pierwszy miesiąc.

Trzecia opcja wymaga zrozumienia skutków prawnych rezygnacji z najmu okazjonalnego. Po przekształceniu umowy w tradycyjny najem właściciel nie ma obowiązku wskazywania lokalu zastępczego, ale w razie eksmisji musi zapewnić najemcy prawo do lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego, chyba że najemca zalega z czynszem co najmniej trzy pełne okresy płatności. To zastrzeżenie zwalnia w praktyce większość właścicieli z obowiązku dostarczenia lokalu socjalnego, ponieważ eksmisja następuje właśnie z powodu zaległości.

Czwartą reakcją na odmowę jest zakończenie negocjacji. Wynajmujący, który traktuje najem jako inwestycję długoterminową, nie może pozwolić, by dobór najemcy dyktował warunki zabezpieczeń. Odmowa aktu notarialnego powinna eliminować kandydata z dalszych rozmów, chyba że posiada referencje z wieloletniej, nieskazitelnej współpracy z innymi wynajmującymi. Referencje pisemne od poprzednich właścicieli zmniejszają ryzyko, ale nie zastępują zabezpieczenia, które daje akt notarialny.

Praktyka pokazuje, że świadoma rezygnacja z notariusza bywa korzystna w najmie krótkoterminowym poniżej sześciu miesięcy. W takim okresie koszty transakcyjne aktu, dojazdu do kancelarii i czasu na jego sporządzenie mogą przekroczyć korzyść z uproszczonej eksmisji. Zwykła umowa pisemna z kaucją trzymiesięczną i klauzulą rozwiązującą z 14-dniowym terminem wypowiedzenia okazuje się skuteczniejsza, gdy właściciel sam kontroluje moment zakończenia najmu.

Najem okazjonalny bez notariusza najczęstsze błędy właścicieli

Pięć powtarzających się błędów mnoży straty właścicieli, którzy zbyt pochopnie rezygnują z formy notarialnej. Pierwszy błąd polega na myleniu poświadczenia podpisu przez notariusza z aktem notarialnym. Właściciel przychodzi do kancelarii, prosi o poświadczenie podpisu na umowie, płaci 20-50 zł i wychodzi z przekonaniem, że dokument jest „wzmocniony". Tymczasem art. 19a ust. 4 wymaga, by najemca złożył odrębny akt notarialny, a nie poświadczenie podpisu na samej umowie. Różnica skutkuje utratą trybu administracyjnego eksmisji.

Drugi błąd wynika z pominięcia wskazania lokalu zastępczego. Właściciel, który nie posiada innego mieszkania, pomija ten wymóg w umowie, licząc, że nikt go nie będzie egzekwował. Sąd Najwyższy w uchwale z 2014 r. (III CZP 84/13) potwierdził, że brak wskazania lokalu zastępczego czyni umowę nieważną w całości, nie zaś jedynie bezskuteczną w zakresie tego zapisu. Właściciel traci zatem nie tylko zabezpieczenie eksmisyjne, ale całą umowę jako umowę okazjonalną. Pozostaje jedynie kwalifikacja jako zwykły najem.

Trzeci błąd dotyczy poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego. Art. 19a ust. 3 wymaga, by oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy miało formę pisemną z poświadczeniem podpisu notarialnego. Wielu właścicieli akceptuje jedynie zwykłe oświadczenie pisemne, co skutkuje tym, że lokal zastępczy istnieje formalnie, lecz nie spełnia wymogów ustawowych. Konsekwencja jest taka sama jak przy jego braku: nieważność umowy jako okazjonalnej.

Czwartym błędem jest brak zgłoszenia do urzędu skarbowego. Art. 19a ust. 8 nakłada na wynajmującego obowiązek zgłoszenia umowy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. W praktyce chodzi o złożenie druku CEIDG-1 (przy działalności) lub formularza PIT-28/PIT-36 z informacją o przychodach z najmu. Pominięcie tego obowiązku nie powoduje nieważności umowy, lecz skutkuje odpowiedzialnością karnoskarbową z art. 54 Kodeksu karnego skarbowego za uszczuplenie lub narażenie na uszczuplenie podatku. Kara wynosi od 1/10 do trzykrotności minimalnego wynagrodzenia, czyli od 430 do 12 900 zł w 2025 r.

Piąty błąd pojawia się przy sporządzaniu aneksów do umowy. Właściciel, który chce zmienić wysokość czynszu lub czas trwania, podpisuje aneks w zwykłej formie pisemnej. Tymczasem każda zmiana treści umowy najmu okazjonalnego wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dotyczy to również aneksów do aktu notarialnego. Sporządzenie aneksu do samej umowy bez jednoczesnego sporządzenia aneksu do aktu notarialnego powoduje rozbieżność treści zabezpieczenia z treścią stosunku prawnego. Komornik egzekwuje obowiązek wynikający z aktu, a nie z aneksu, co prowadzi do niespójności procesowej.

Szósty, mniej oczywisty błąd dotyczy waloryzacji czynszu. Wielu właścicieli wprowadza do umowy klauzulę waloryzacyjną opartą na inflacji CPI, lecz zapomina, że przy najmie okazjonalnym bez notariusza waloryzacja działa wyłącznie między stronami. W przypadku sporu sądowego sąd ocenia waloryzację pod kątem art. 358 §2 Kodeksu cywilnego, czyli nadmiernego utrudniania spełnienia świadczenia. Akt notarialny pozwala wprowadzić klauzulę waloryzacyjną wprost do zabezpieczenia egzekucyjnego, co skutkuje możliwością egzekwowania zwaloryzowanego czynszu przez komornika.

Siódmym błędem jest brak monitorowania sytuacji życiowej najemcy po zawarciu umowy. Właściciel traktuje akt notarialny jako jednorazowe zabezpieczenie, lecz nie uwzględnia zmian po stronie najemcy: utraty pracy, rozwodu, śmierci współmałżonka. W przypadku najmu okazjonalnego z aktem notarialnym eksmisja po śmierci najemcy jest utrudniona, bo spadkobiercy wchodzą w stosunek najmu na podstawie art. 691 Kodeksu cywilnego. Właściciel powinien od początku wpisać do umowy klauzulę, że w razie śmierci najemcy stosunek najmu wygasa, a spadkobiercy mają obowiązek opróżnić lokal w terminie 30 dni.

Źródła prawne: Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733 z późn. zm.), art. 19a-19f; Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.), art. 358, 660-692; Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U. 2004 nr 148 poz. 1556 z późn. zm.); Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91 z późn. zm.); Uchwała Sądu Najwyższego z 6 marca 2014 r., sygn. III CZP 84/13; Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930 z późn. zm.), art. 54. Bieżące stawki taksy notarialnej i kwoty minimalnego wynagrodzenia: isap.sejm.gov.pl oraz gov.pl/web/podatki.