Kiedy zgoda wszystkich właścicieli lokali jest naprawdę potrzebna

W bloku z trzydziestoma mieszkaniami ktoś wykupił pierwszy lokal, a miesiąc później wspólnota głosowała nad budową wiaty śmietnikowej. Dwóch właścicieli się sprzeciwiło, trzech nie oddało głosu, reszta poparła pomysł. Prezes zarządu ogłosił sukces, bo „większość się zgodziła”. Po roku sprawa trafiła do sądu, a uchwała została uchylona, bo przy tego typu inwestycji większość udziałów nie wystarcza. Konfliktów takich jak ten sąd cywilny rozpatruje rocznie tysiące, a ich źródłem jest niemal zawsze to samo pytanie, z którym ludzie trafiają do Google: kiedy wymagana jest zgoda wszystkich członków wspólnoty mieszkaniowej, a kiedy wystarczy zwykła większość, i co tak naprawdę oznacza „wszystkich” w sytuacji, gdy jeden właściciel od lat mieszka za granicą i nie odbiera korespondencji.

• Czynności przekraczające zwykły zarząd na liście ustawy
• Jednomyślność w małej wspólnocie zasady z kodeksu cywilnego
• Jak prawidłowo podjąć uchwałę wymagającą zgody wszystkich właścicieli
• Wyjątek z art. 23 ust. 2a głosowanie 1:1 na żądanie mniejszości
• Najczęstsze błędy przy podejmowaniu uchwał jednomyślnych
• Zaskarżenie uchwały podjętej bez wymaganej jednomyślności

Czynności przekraczające zwykły zarząd na liście ustawy

Art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali wylicza jedenaście kategorii spraw, które wykraczają poza codzienne administrowanie nieruchomością wspólną. Lista ma charakter zamknięty, co oznacza, że każda czynność istotnie ingerująca w strukturę budynku, sposób korzystania z nieruchomości wspólnej lub finanse wspólnoty wymaga uchwały, a nie jedynie decyzji zarządu.

W praktyce najczęściej sporną kategorią okazują się zmiany wysokości udziałów we współwłasności, dobudowy, nadbudowy oraz zmiany przeznaczenia części wspólnych, na przykład adaptacja suszarni na siłownię czy kotłowni na lokal usługowy. Każda z tych ingerencji zmienia bowiem sposób korzystania z nieruchomości, a to z definicji nie jest zwykłym zarządem.

Drugą grupę stanowią czynności o wymiarze finansowym: ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub budowli pokrywanych przez właścicieli lokali, a także określenie sposobu zarządu nieruchomością wspólną. Uchwała potrzebna jest też przy wytoczeniu powództwa, ustanowieniu odrębnej własności lokalu powstałego w wyniku przebudowy lub nadbudowy oraz przy podziale nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym.

Wśród jedenastu pozycji znajduje się jeszcze udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie takiej przebudowy, a także na zmianę wysokości udziałów. Zamknięciem listy jest czynność ostatnia: ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów eksploatacji urządzeń i budowli, które mają być pokrywane proporcjonalnie do powierzchni lokali.

Przepis mówi o konieczności zgody wszystkich właścicieli lokali dla każdej z tych czynności. Wyjątkiem pozostaje sytuacja, w której właściciel nie wykonuje swoich obowiązków lub nadużywa swoich uprawnień. Wówczas pozostali mogą podjąć uchwałę w jego imieniu na mocy art. 23 ust. 2.

Kiedy zgoda wszystkich właścicieli nie jest potrzebna

Do zwykłego zarządu, a więc czynności podejmowanych bez specjalnej uchwały, należą bieżące naprawy, konserwacja, utrzymanie czystości, zawieranie umów z dostawcami mediów czy ubezpieczenie nieruchomości. Granica między zwykłym zarządem a czynnością go przekraczającą bywa cienka: wymiana starego pionu wodno-kanalizacyjnego na nowy to zwykły zarząd, ale przeniesienie tego pionu do innej ściany lub zwiększenie jego średnicy wymaga już zgody wszystkich właścicieli lokali, bo zmienia układ instalacji w części wspólnej.

Jednomyślność w małej wspólnocie zasady z kodeksu cywilnego

Ustawa o własności lokali nie poświęca osobnego rozdziału wspólnotom liczącym do trzech lokali, bo w takiej strukturze obowiązują wprost przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności. Art. 199 KC stanowi, że do czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. Brzmi znajomo, ponieważ identyczne sformułowanie pojawia się w art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali, tyle że ustawa odsyła w tym zakresie właśnie do kodeksu.

Konsekwencją jest pełna jednomyślność dla każdej czynności wykraczającej poza bieżące utrzymanie. Remont dachu, wymiana instalacji, zmiana sposobu ogrzewania, a nawet zmiana koloru elewacji wymagają podpisu pod uchwałą wszystkich trzech współwłaścicieli. Brak zgody jednego blokuje całą inwestycję, co w praktyce oznacza, że mała wspólnota potrafi działać znacznie wolniej niż duża.

W takiej wspólnocie nie ma obowiązku powoływania zarządu, choć większość właścicieli i tak to robi, by usprawnić kontakt z urzędami i wykonawcami. Zarząd nie jest organem uchwałodawczym, a jedynie wykonawczym, więc jego decyzje obowiązują tylko w zakresie zwykłego zarządu. Dla czynności przekraczających ten zakres potrzebne jest porozumienie wszystkich współwłaścicieli.

Wyjątkiem pozostaje sytuacja, w której jeden ze współwłaścicieli odmawia współdziałania bez uzasadnienia. Wówczas pozostali mogą wystąpić do sądu o upoważnienie do dokonania czynności na podstawie art. 199 KC w zw. z art. 22 ust. 3 ustawy. Sąd bada, czy odmowa jest sprzeczna z celem współwłasności, a jeśli tak, udziela zgody zastępczej.

Praktyczny próg trzech lokali

Ustawodawca posługuje się sformułowaniem „nie więcej niż trzy lokale”. Liczy się stan na moment podejmowania czynności, a nie na dzień zawiązania wspólnoty. Jeśli wspólnota liczyła dwa lokale, a po wyodrębnieniu trzeciego właściciel chce nadbudować piętro, zasady z kodeksu cywilnego obowiązują, bo w chwili głosowania wspólnota mieści się w progu.

Jak prawidłowo podjąć uchwałę wymagającą zgody wszystkich właścicieli

Procedura wymaga formy pisemnej, a w przypadku czynności, które mogłyby być dokonane wyłącznie w formie szczególnej (na przykład czynność przeniesienia własności), konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego. Uchwała powinna zawierać precyzyjne określenie czynności, termin jej wykonania, źródło finansowania oraz podpisy wszystkich właścicieli lokali.

Głosowanie może przybrać formę zebrania, indywidualnego zbierania głosów (obieg) albo trybu mieszanego. Tryb obiegowy jest dopuszczalny pod warunkiem, że każdy właściciel otrzymał pisemne zawiadomienie o treści projektu uchwały, a jego stanowisko zostało utrwalone w formie podpisanego oświadczenia. Zawiadomienie powinno być wysłane co najmniej siedem dni przed planowanym głosowaniem, choć w praktyce wydłużenie tego terminu do czternastu dni znacząco zmniejsza ryzyko późniejszego uchylenia uchwały.

Protokół z głosowania wraz z listą głosujących, ich udziałami oraz treścią uchwały powinien zostać dołączony do księgi protokołów wspólnoty. Właściciel, który nie zgadza się z uchwałą, ma sześć tygodni od dnia jej podjęcia lub powiadomienia go o jej treści na wniesienie powództwa o jej uchylenie. Po upływie tego terminu uchwała staje się prawomocna w sensie cywilistycznym.

Praktyka pokazuje, że najczęstszym błędem przy uchwałach wymagających jednomyślności jest traktowanie milczenia jako zgody. Tymczasem brak odpowiedzi w obiegu oznacza wątpliwość co do woli właściciela i sąd traktuje taką uchwałę jako podjętą z naruszeniem procedury, nawet jeśli wynik głosowania pozornie spełniał wymóg jednomyślności.

Terminarz kluczowy dla uchwały jednomyślnej

Wyjątek z art. 23 ust. 2a głosowanie 1:1 na żądanie mniejszości

Ustawa przewiduje jeden wyjątek od zasady głosowania udziałami. Na żądanie właścicieli lokali posiadających co najmniej jedną piątą udziałów we współwłasności, głosowanie nad uchwałą może odbywać się według zasady: jeden właściciel, jeden głos. Z żądaniem mogą wystąpić także zarząd lub zarządca. Mechanizm ten ma chronić mniejszych właścicieli przed zdominowaniem przez jednego inwestora posiadającego znaczną większość udziałów.

Żądanie wnosi się w formie pisemnej do zarządu, a zarząd ma obowiązek uwzględnić je przy organizacji następnego głosowania. Zasada 1:1 dotyczy wszystkich uchwał, również tych wymagających jednomyślności. Oznacza to, że właściciel lokalu o udziale 2% ma taki sam głos jak właściciel o udziale 30%, ale wymóg uzyskania zgody wszystkich właścicieli lokali pozostaje nienaruszony.

Wyjątku nie stosuje się w małych wspólnotach, gdzie o głosowaniu udziałami lub 1:1 decydują bezpośrednio przepisy kodeksu cywilnego. Tryb z art. 23 ust. 2a ma sens wyłącznie w dużych wspólnotach, gdzie proporcje udziałów bywają skrajnie nierówne.

Praktyczne skutki zastosowania art. 23 ust. 2a

W bloku z trzydziestoma mieszkaniami właściciel pięciu z nich (łącznie ok. 17% udziałów) złożył żądanie głosowania 1:1 w sprawie remontu klatki schodowej. Dzięki temu głos małych lokali na parterze zrównał się z głosem dwóch dużych apartamentów na piętrze, a uchwała przeszła stosunkiem 22:8 zamiast 51% : 49% udziałów. Taka sama zasada obowiązuje przy głosowaniu nad uchwałami wymagającymi jednomyślności, o ile żądanie zostało formalnie zgłoszone i uwzględnione.

Najczęstsze błędy przy podejmowaniu uchwał jednomyślnych

Brak protokołu z głosowania to grzech pierworodny wielu wspólnot. Zarząd zbiera podpisy na wydruku uchwały, ale nie sporządza odrębnego dokumentu potwierdzającego, kto głosował, w jakiej formie, w jakim terminie i jaki miał udział. Sąd, który dostaje taki materiał przy zaskarżeniu, zwykle traktuje brak protokołu jako uchybienie proceduralne i uchwałę uchyla.

Równie częsty błąd to mylenie trybu obiegowego z zebraniem. Zebranie wymaga fizycznej obecności lub pełnomocnika, a obieg to pisemne oświadczenie złożone na ręce zarządu. Nie można łączyć obu trybów w jednym głosowaniu bez wyraźnego podziału na część obiegową i część zebraniową. W przeciwnym razie łatwo o zarzut, że właściciel głosował „pod presją sali”, co daje podstawę do uchylenia uchwały.

Trzecim powtarzającym się problemem jest brak wykazania, że właściciel został prawidłowo powiadomiony o treści projektu uchwały. Wystarczy, że powiadomienie wysłano listem zwykłym, a nie poleconym, a sąd odmawia domniemania doręczenia. W obrocie wspólnotowym najczęściej stosuje się listy polecone za potwierdzeniem odbioru, a w razie nieodebrania przesyłki, zarząd powinien odnotować ten fakt i po upływie czternastu dni uznać doręczenie za skuteczne na podstawie przepisów o doręczeniach zastępczych.

Ostatnim, choć rzadszym, błędem jest włączenie do głosowania osób nieuprawnionych, na przykład najemców lokali czy domowników właściciela. Czynne prawo głosu przysługuje wyłącznie właścicielowi, a w przypadku współwłasności łącznej, obojgu małżonkom lub współwłaścicielom łącznie przez jednego pełnomocnika. Udział w głosowaniu osoby trzeciej powoduje wadliwość uchwały nawet wtedy, gdy wynik głosowania nie zmieniłby się bez jej głosu.

Zaskarżenie uchwały podjętej bez wymaganej jednomyślności

Każdy właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę sprzeczną z prawem, umową wspólnoty lub zasadami prawidłowego zarządu, a także naruszającą jego interesy. Termin na wniesienie powództwa wynosi sześć tygodni od dnia podjęcia uchwały, a w przypadku właściciela, który nie został prawidłowo powiadomiony, od dnia, w którym dowiedział się o uchwale.

Podstawą zaskarżenia nie musi być wada proceduralna. Wystarczy, że treść uchwały narusza interesy właściciela, na przykład nakłada na niego obowiązek finansowy, który z mocy prawa powinien być rozłożony inaczej. Sąd bada każdą uchwałę pod kątem zgodności z art. 22 ust. 3 w związku z zasadami współżycia społecznego i społeczno-gospodarczym przeznaczeniem nieruchomości.

Właściciel może też wnioskować o wstrzymanie wykonania uchwały do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia. Sąd uwzględnia taki wniosek, jeśli wykonanie uchwały mogłoby spowodować nieodwracalne skutki, na przykład rozbiórkę ściany nośnej czy wyburzenie części budynku. W pozostałych przypadkach sąd pozostawia uchwałę w mocy, nakładając jedynie obowiązek naprawienia szkody.

Ścieżka krok po kroku przy zaskarżeniu

Etap pierwszy to zebranie dokumentacji: protokołu głosowania, kopii zawiadomień, dowodów doręczenia, treści uchwały wraz z uzasadnieniem. Etap drugi to wniesienie powództwa do sądu cywilnego właściwego dla siedziby nieruchomości, z opłatą sądową wynoszącą 200 zł od każdej zaskarżonej uchwały. Etap trzeci to ewentualny wniosek o zabezpieczenie, składany równocześnie z pozwem lub w toku postępowania. Etap czwarty to udział w rozprawie, na której sąd bada zarówno proceduralną, jak i merytoryczną stronę uchwały.

Przed głosowaniem nad uchwałą wymagającą jednomyślności warto wysłać właścicielom nie tylko projekt uchwały, ale też krótkie uzasadnienie wraz z kosztorysem i harmonogramem. Taka praktyka znacząco ułatwia późniejsze wykazanie, że każdy właściciel miał realną możliwość zapoznania się z planowaną czynnością i świadomie wyraził zgodę.

Uchwała podjęta w trybie obiegowym bez pisemnego powiadomienia każdego właściciela o treści projektu uchwały jest wadliwa z mocy prawa i podlega uchyleniu, nawet jeżeli wszyscy właściciele podpisali się pod jej treścią. Sam podpis nie zastępuje prawidłowego zawiadomienia.

Artykuł 22 ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali (tekst jednolity z 2019 r.) wskazuje, że jednomyślność obowiązuje także przy ustalaniu sposobu zarządu nieruchomością wspólną w umowie zawartej między współwłaścicielami, co oznacza, że nawet zmiana zarządcy wymaga zgody wszystkich właścicieli, jeśli zmiana ta wykracza poza zwykły zarząd.